Как перейти на электронные трудовые книжки и не сойти с ума 🤪
Кажется, об электронных трудовых книжках мечтали так же долго, как мечтают о четырёхдневной рабочей неделе. Но первое все-таки сбылось 16 декабря прошлого года.
Что теперь делать работодателю и кадровикам, и как быть сотрудникам? Разобрались в этом непростом вопросе и рассказываем вам.
👆🏻Что делать?
• Назначьте ответственного за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формирование документов в электронном виде.
• Заведите корпоративную почту, чтобы сотрудники могли присылать на нее заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности.
• Создайте или измените локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомьте с ними сотрудников.
• Сообщите сотрудникам о праве выбора вида трудовой книжки: бумажной или электронной. Сделать это нужно в письменном виде до 30 июня 2020 года.
• Получите от сотрудников письменные заявления о том, какую трудовую они хотят оставить. Сотрудники должны принять решение и сообщить о нем работодателю, начиная с 1 июля по 31 декабря 2020 года.
• Настройте программное обеспечение, чтобы вовремя передавать в ПФР новый отчет. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, скачайте бесплатную программу с сайта ПФР.
• Каждый месяц отчитывайтесь в ПФР по новой форме СЗВ-ТД.
👔 ВАЖНО.
1. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.
2. Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то выдайте ее в январе 2021 года. При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
3. Не забудьте зарегистрировать иностранных работников. Хоть иностранцы не подлежат страхованию в ПФР, но трудовые книжки на них ведутся.
4. С января 2020 года оформляйте прием на работу, а также переводы и увольнения своевременно. Принять человека на работу «задним» числом не получится.
